Электронный документооборот для органов власти

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению с традиционным бумажным документооборотом.

Для органов государственного управления вопросы эффективности делопроизводства и документооборота являются важнейшими в решении комплексной задачи повышения эффективности их деятельности. Именно документооборот обеспечивает органы власти требуемой информацией для реализации функций управления.

Значительный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в гораздо большем количестве, чем раньше. Закономерным следствием этого является необходимость решения возникающих проблем с помощью современных средств автоматизации.

При этом необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство потребует значительного времени в силу следующих обстоятельств:
 

• электронный документооборот – это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу органа власти. И совершенно очевидно, что система подобного масштаба не может быть внедрена «с нуля», поскольку, затронув почти все основные стороны деятельности, внедрение может вызвать долговременный паралич в деятельности органа власти. Причем сбои в работе возникнут не только в автоматизируемом органе власти, но и как следствие – в нижестоящих;
• внедрение электронного документооборота в органе государственной власти или местного самоуправления требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия: 100%-ной оснащенности современными средствами вычислительной техники; средств связи хорошой пропускной способности между всеми рабочими местами; автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту; служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму;
• основной технологической проблемой для государственных служащих при переходе к электронному документообороту является использование электронного аналога собственноручной подписи на документах. Без понимания и внедрения этой технологии невозможно перейти на полностью безбумажную обработку документов в органах государственной власти и местного самоуправления.

Наша компания обладает достаточным опытом внедрения систем электронного документооборота (СЭД), чтобы обойти все трудности, перечисленные выше. Главная наша ценность на сегодня – наличие высококлассных сотрудников, которые могут не только установить СЭД, но и «подогнать» систему под нужды конкретного подразделения или бизнес-процесса. Так же компания Байкалсистем имеет большой опыт обучения и поддержки пользователей: сервисы «консультация» и «горячая телефонная линия» предоставляются бесплатно. К примерам эффективного сотрудничества можно отнести проекты, реализованные нашей компанией, в администрациях Иркутской, Сахалинской областей, Правительстве республики Бурятия, Сахалинской областной Думе и Государственном собрании республики Саха (Якутия), а также в ряде органов местного самоуправления (город Ангарск и Ангарский район, г. Шелехов Иркутской области, г. Красноярск).

Во всех этих проектах первоочередной задачей являлась автоматизация функций подготовки, согласования и выпуска нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов, как основного управленческого инструмента органов власти.

С технологической точки зрения система электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов и связывающую их с внешней средой электронного обмена.

Исходя из нашего опыта, мы всегда рекомендуем клиентам поэтапное внедрение СЭД. Предварительное внедрение и эксплуатация таких систем позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота, но и познакомит на практике государственных служащих с понятием электронного документа, пересылки электронных документов и автоматическими системами контроля исполнения.

Статья опубликована: 03.08.2009

Полезная информация: другие аналитические статьи.