Администрация Шелеховского муниципального образования

Нашей компанией была проведена автоматизация документооборота в Администрации Шелеховского МО (г. Шелехов, Иркутская обл.).

О заказчике

Шелеховский муниципальный район расположен на юге Иркутской области, в 17 км от города Иркутска, в долине рек Олха и Иркут, вдоль Транссибирской железнодорожной магистрали. Строительство города началось в 1953г., но, несмотря на сравнительную молодость, Шелехов является одним из ведущих промышленных центров Иркутской области.
Цели и задачи проекта

Осенью 2004 года сотрудники нашей компании внедрили систему документооборота в Администрации Шелехова. Целью проекта являлась полная автоматизация документопотоков всех подразделений исполнительной власти Шелехова, включая такие направления работы, как обработка обращений граждан и служебная корреспонденция, а также ведение полной базы данных документов.

Ход и этапы проекта

После обследования, проведенного специалистами нашей компании, были выявлены и описаны все текущие процессы, которые требовали автоматизации.

По результатам обследования и с учетом потребностей будущих пользователей была выбрана система «Кодекс», которая вполне удовлетворила все требования оптимизации бизнес-процессов.

Были подключены более 150 рабочих мест, обучение всех пользователей было завершено в плановые сроки. В администрации установили систему подготовки документов, обработку служебной корреспонденции, регистрацию документов и работа с письмами и обращениями граждан. Заказчиком были согласованы все необходимые компоненты и справочники.

Отличительная особенность этого проекта – сжатые сроки, с момента начала работ до внедрения СЭД в промышленную эксплуатацию прошло буквально два месяца. Это стало возможным благодаря двум фактором – наши сотрудники являются профессионалами высокого класса в области ИТ-технологий, имеют большой опыт по внедрению проектов самого разного масштаба и направленности. Второе важное обстоятельство – полное понимание со стороны заказчика всех тонкостей внедрения системы, которое позволило оперативно решать текущие задачи.

На сегодня в Администрации Шелеховского МО используется технология хранения документов – «Кодекс-Сервер». На основе этой технологии с 2005 года в Администрации Шелеховского муниципального района ведется электронный банк правовых актов.

Доступ к этому банку организован по технологии Internet/Intranet, что обеспечивает его использование как муниципальными служащими, так и гражданами через официальный сайт Администрации Шелеховского муниципального района.

Сроки проекта: 2004 год – по настоящее время.